Outlook 메일을 원노트(OneNote)로 보내기

Outlook의 홈 - 이동에 보면 OneNote라는 아이콘이 있습니다. 'OneNote로 보내기' 아이콘인데 선택한 Outlook의 메시지를 원노트로 보내 줍니다. 

  

Outlook의 정보를 수집하다.

원노트는 정보를 수집하고, 검색하고, 재활용하는데 매우 강력한 기능을 가지고 있기에 모든 업무를 수행할 때 중심에 두고 활용하면 유용합니다. 회사에서 많은 업무는 메일을 통해서 이루어 집니다. 지시사항도, 보고사항도, 일반 정보도 메일을 통해서 주고받게 됩니다. 이 메일을 주고받는 Outlook에 있는 이 'OneNote로 보내기' 기능은 Outlook으로 온 정보를 수집하는 기능입니다. 업무를 수행할 때 중요 메일이나, 중요 파일을 받은 경우는 이 'OneNote로 보내기' 기능을 이용해서 원노트에 수집해 둡니다. 모든 메일을 원노트로 보낼 필요는 없지만 주요 정보와 파일을 원노트에 모두 모아둘 경우 향후 정보를 검색하고, 재활용하여 업무를 보다 효율적으로 할 수 있게 해줍니다.

 

기능을 활용하는 모습을 보여 드리겠습니다. 첨부 파일이 있는 메일을 예시로 해서 Outlook에 있는 OneNote 아이콘을 눌러 봅니다.

< 메일을 선택하고 OneNote 아이콘을 누릅니다.>

메일이 항상 보내 질 곳을 지정하여 활용한다.

 아이콘을 누르면 메일을 원노트 내의 어느 위치로 보낼지 선택하는 창이 뜹니다. 메일은 선택한 섹션으로 보낼 수도 있고, 선택한 페이지의 내용으로 추가해서 넣을 수도 있습니다.

 

<메일을 어디로 넣을지 원노트 내 위치를 선택합니다>

 

매번 메일을 보낼 곳을 선택하는 것도 괜찮지만, 원노트에 하나의 대표 Inbox 섹션을 만들고 모든 정보를 그 곳에 수집 후 이후 각각의 주제에 맞는 섹션으로 보내는 작업 (재구성 작업)을 하는 방식으로 사용하는 것을 추천 드립니다. (이런 활용 방법은 따로 한번 작성해서 공유 드리겠습니다.)

 

저의 경우는 GTD 라는 전자 필기장에 'Inbox'라는 섹션을 만들어 두었습니다. 이 섹션에 모든 정보를 수집을 하는데 Outlook 메일 또한 이 곳으로 수집해 보겠습니다. 그리고 이후 Outlook에서 수집하는 모든 메일을 이 'Inbox' 섹션에 넣기 위해 '전자 메일 노트를 항상 선택한 위치로 보내기'를 체크해 둡니다.

<항상 같은 위치로 보내는 것을 추천드립니다.>

 

 위 그림처럼 위치를 선택하는 창에서 '전자 메일 노트를 항상 선택한 위치로' 보낼 수도 있지만 원노트의 옵션에서 설정할 수도 있습니다. 파일 - 옵션 - OneNote(으)로 보내기를 선택한 후 Outlook 항목에서 전자 메일 메시지의 기본 위치 설정에서 메일을 보낼 섹션 위치를 선택할 수 있습니다.

 

<옵션에서 메일을 저장할 기본 위치를 설정할 수 있습니다.>

한곳에 정보를 수집하고, 활용하여 생산성을 높이다.

원노트로 보낸 메일은 아래와 같이 페이지 상태로 원노트에 수집 됩니다. 첨부 파일도 함께 수집이 되며, 이 첨부 파일의 경우는 더블 클릭하면 편집이 가능한 상태로 열립니다. 편집 후 저장을 하면 변경된 내용이 원노트에 저장되게 됩니다.

 

< 페이지가 만들어 지며  제목, 첨부 파일 등이 모두 들어 옵니다>

 

이렇게 수집되어 원노트 내에 보관된 메일 정보와 파일은 향후 강력한 원노트의 검색 기능을 통해 재활용되고, 또 다른 페이지에서 쉽게 재구성될 수 있습니다. 또 원노트 전자 필기장을 공유하고 있는 동료들과 협업을 하는데 활용할 수도 있구요.

 

Outlook 또한 그 자체로 정보를 수집하고, 보관하는 역할을 합니다. 하지만 향후 추가로 수행할 업무와 연관이 되어서 따로 정보를 수집하고, 가공할 필요가 있는 경우, 혹은 프로젝트를 공동으로 수행하는 동료들과 정보를 공유하고 싶은 경우 Outlook의 메일을 이렇게 원노트로 보내어 보관하고 활용하는 것은 꽤 업무 생산성을 높일 수 있는 방법입니다.