CAMS회의법 혁신 3. 회의 전 Agenda Sheet를 준비하다.

CAMS회의법 혁신 3. 회의 전 Agenda Sheet를 준비하다.

No Agenda! No Focus!

 많은 회의들이 참석자들이 Agenda를 제대로 파악하지 못한 채 시작됩니다. 회의 전에 회의의 목적이라고 할 수 있는 Agenda가 제대로 전달되지 않았기 때문입니다. 또한 회의의 목적과 Agenda가 명확하게 정해지지 않고, '일단 회의하자.'로 잡히는 회의도 참 많습니다. 이런 회의에는 참석자들이 제대로 Agenda를 파악하지 못하고 참석하게 되어 많은 시간을 소모하지만 결론이 무엇인지, 무엇을 논의했는지 기억에 남지도 않는 경우가 많습니다. Agenda가 미리 정의되지 않거나 전달되지 않은 채 이루어지는 회의는 준비가 되지 않은 참석자들과 진행되므로 생산적일 수가 없습니다.

 

 회의 Agenda란 회의에서 논의될 이슈에 대한 명문화된 Outline 입니다. 회의 목표와 방향, 그리고 진행될 내용과 순서, 방식에 대한 약속이며 시나리오 입니다. Agenda를 통해 우리는 회의에서 초점을 잃지 않을 수 있고 (No Agenda! No Focus!), 회의 참석자들이 회의를 준비할 수 있도록 합니다. 회의 Agenda는 회의가 끝나고 난 이후 회의 결과를 판단하는 기준이 됩니다.

 

Agenda Sheet로 회의 자료를 공유 합니다.

 또한 회의에서 활용되는 자료는 최종 버전이 아닌 것으로 메일을 통해 전달되거나 이마저도 전달이 되지 않은 채 회의가 열리곤 합니다. 회의 참석자들이 회의 내용을 숙지하지 못하고 참석하게 되어 회의 내내 이해도가 부족하여 회의의 목적을 달성하기 어려운 경우가 많습니다. 또한 회의 핵심 논의 대상이 된 발표 자료 파일이 제대로 공유되지 않아서 회의가 끝난 후에도 후속 업무에 어려움을 겪게 하곤 합니다.

 

 이렇게 중요한 회의 Agenda와 회의 발표 자료의 공유는 회의 혁신의 시작점입니다. 이 공유를 통해 회의 참석자들은 회의 내용을 미리 인지하고 준비를 하고 회의에 참석하여 짧은 시간내에 효과적인 결과를 이끌어 낼 수 있습니다. 비법 2에서 만든 OneNote 표준 회의록 양식은 회의 전에는 Agenda Sheet로 활용됩니다. 회의 리더는 원노트 회의록 양식에 회의의 목적과 회의에서 다룰 Agenda를  작성합니다. 회의의 목적과 회의에서 다룰 큰 Agenda는 최소한 회의를 주최하는 리더가 작성해야 합니다. 회의가 어떤 목적으로 소집되었는지를 늘 염두에 두고, 결론이 날 수 있는 Agenda를 선정해야 합니다. Agenda는 회의의 초점을 유지하는 도구여야 합니다. Agenda를 통해 회의의 방향, 진행될 내용, 순서 등이 회의의 목적에 맞게 조정될 수 있습니다. 즉 회의 전반에 대한 약속이며 시나리오라 볼 수 있는 것입니다.

 

 지난 회의록 페이지도 신규 회의록에 Link로 연결합니다. 이는 회의를 시작할 때 앞서 진행했던 회의에 대한 Action Item에 대한 결과물을 점검할 수 있도록 하기 위해서 입니다. 주요 Agenda와 연관된 관련 자료 - 프레젠테이션, 데이터 등-를 파일 첨부를 통해 Agenda에 함께 포함시키고, Agenda와 관련된 내용을 담은 페이지들도 Link를 통해 Agenda Sheet에 연결하여 공유 합니다.

 

회의 날짜, 장소, 목적, 참가자, 이전 회의 등의 정보가 포함됩니다.

Agenda와 참조 자료 Link가 포함되어 있습니다.

 그리고 필요한 경우, 회의 참석자들이 해당 Agenda에 대해 어떤 것을 고민해와야 하는지 여부에 대해서도 Agenda Sheet에 미리 작성합니다. 이는 아무런 준비없이 회의에 참석하는 것을 방지하여 목적성 있는 회의를 가능하게 합니다.