CAMS회의법 혁신 2. 회의 혁신의 핵심! 회의록 양식을 마련하다.

회의를 생산성 혁신의 주역으로 바꾸어줄 CAMS 회의법을 연재로 소개하고 있습니다.

2018/12/30 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - 원노트로 CAMS 회의 혁신을 현실로 만들다!

CAMS회의법 혁신 2. 회의 혁신의 핵심! 회의록 양식을 마련하다.

 회의록은 생산적인 회의를 위한 시작이자 끝입니다. 그만큼 중요합니다. 하지만 많은 조직에 표준화된 회의록 양식이 없습니다. 이는 회의록의 중요성을 공감하고 있지 못하기 때문이라 볼 수 있습니다. 회의록 양식이 없다면 회의를 끝내고도 회의록이 남겨지지 않을 가능성이 크고, 만약 회의록이 작성되더라도 작성자의 개인 역량과 취향에 따른 회의록이 남겨지게 됩니다. 회의 리더에게 공식적으로 검증을 받고 배포되어 회의에 참석한 멤버들의 동의를 구할 수 있는 회의록이 아닌 단순 정보로서의 회의록이 공유되게 되는 것입니다. 이렇게 권위를 얻지 못한 회의록은 향후 업무에 제대로 활용할 수 없습니다.

 

회의 진행의 핵심이 되는 회의록의 활용

 회의 내용을 정리하고, 공유하여 후속 업무 수행의 공식 기준이 되는 회의록이 되기 위해서는 먼저 조직에 표준 회의록 양식이 있어야 합니다. OneNote는 이런 표준 회의록 양식을 적용하여 회의록을 작성하는데 최적의 기능을 가지고 있습니다. OneNote를 이용하면 회의록은 회의전에는 Agenda Sheet와 회의 자료 공유를 위해 활용되고, 회의 중에는 회의록 및 발표자료, 회의 후에는 Action Item 관리 Sheet와 결과물 관리를 위해 활용될 수 있습니다.

• 회의 시각
• 회의 장소
• 회의 리더
• 회의 목표
• 회의록 작성자
• 참석자
• 이전 회의/ 다음 회의 일정
• Action Items
• Decision Items
• Information

 

표준 회의록 양식

 제가 속한 조직에서는 이러한 항목들을 반영하여 다음과 같이 표준 회의록 양식을 만들어서 사용하고 있습니다.

표준 회의록 양식은 첨부에서 다운로드 받으실 수 있습니다. 

회의록 양식 -Outlook 연동.one

회의록 양식1.one

원노트 회의록 활용 방법에 따라 일반 회의록 양식과 Outlook 연동 회의록 양식 2가지가 있습니다. 이 둘의 차이는 회의록을 작성할 때 Outlook에서 모임 세부 정보를 자동으로 불러 오는 기능을 사용하는지 여부에 있습니다.

 이제 이 표준 양식은 Agenda Sheet, 회의전 파일 공유 공간, 회의록 작성 공간, 회의 진행 자료로 활용, 회의 후 내용 공유, Action Item 진행 상황 추적, Action Item Output 관리에 활용되게 됩니다. 그야 말로 회의 혁신의 중심에 이 회의록 표준 양식이 있는 것입니다.