CAMS회의법 혁신 3를 수행하기 위한 원노트(OneNote)활용 비법

앞서 살펴본 CAMS 회의법 혁신 3를 원노트(OneNote)로 구현하는 방법입니다.

☞ 2019/01/09 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - CAMS회의법 혁신 3. 회의 전 Agenda Sheet를 준비하다.

비법 3. 원노트로 Agenda Sheet 만들기

 

 원노트로 Agenda Sheet를 만드는 것은 회의 준비의 혁신입니다. 원노트에는 다양한 Link 기능과 파일 첨부 기능이 있습니다. 이를 이용해서 회의에서 다룰 Agenda에 대해 원노트에 정리를 하고, 이를 비법 4에서 Outlook을 통해 공유를 하게 됩니다.

 

여기에서는 원노트로 Agenda Sheet를 만드는 방법을 살펴 보겠습니다.

 

A.   비법 2에서 만들어 둔 표준 회의록 양식 서식이 반영된 페이지를 추가 합니다.

이렇게 추가된 표준 회의록 양식은 회의전에는 Agenda Sheet로 활용되게 됩니다. 회의전 표준 회의록 양식에 작성할 내용은 다음과 같습니다.

• 회의 시각

• 회의 장소

• 회의 리더

• 회의 목표

• 참석자

• 이전 회의 회의록 Link

• Agenda

-       Agenda 담당자

-       Agenda와 관계된 첨부 파일

-       Agenda와 관계된 원노트 내 페이지 Link

-       Agenda와 관련해서 참석자들이 생각해 오길 요청하는 사항

 

B.   Agenda Sheet에 번호 매기기를 이용하여 Agenda를 작성합니다.

Agenda를 작성하는 방법은 자유롭게 할 수 있으나 기본 틀을 정해 두는 것이 좋습니다. Agenda는 기본적으로 '번호 매기기'를 통해 작성하는 것을 추천 합니다. 회의전에 작성하는 Agenda에서는 '번호 매기기'로 주제의 계층 구조를 제시하고, 회의 중에 작성하는 내용은 '글머리 기호'로 내용의 계층 구조를 주는 방식입니다. 이를 통해 회의 전에 작성한 Agenda를 명확하게 구분시켜 회의시 활용할 수 있게 합니다.

 

'번호 매기기'는 홈 - 기본 텍스트 - 번호 매기기를 통해서 매길 수도 있고, 번호를 자동으로 시작 하기 위해 1을 입력한 다음 스페이스바를 눌러도 됩니다. 사실 이는 다른 오피스 프로그램과 동일한 방식입니다. 굉장히 직관적이고 쉬운 방식이지요. 글의 내용을 바꾸고 싶으면 'Enter'키를 치면 됩니다. 그러면 새로운 숫자가 생성이 됩니다. 가끔 숫자 없이 추가 내용을 작성하고 싶을 때는 'Backspace'를 눌러서 생성된 기호나 숫자를 지우면 됩니다. 혹은 Shift+Enter키를 누르면 기호나 숫자를 생성하지 않고 줄바꿈이 됩니다. Enter로 줄바꿈을 한 후 탭(Tab)을 누르면 들여쓰기가 되는데, 숫자는 레벨에 따라 다른 형태와 값으로 표시됩니다. 들여쓰기를 취소하고 싶으면 내어쓰기(Shift+Tab)을 선택하면 됩니다. 이러한 들여쓰기와 내어쓰기를 통해 회의에서 다룰 Agenda 정보의 레벨을 조정합니다.

 

C.   Agenda의 레벨에 따라 스타일을 적용합니다.

워드에 비해서는 간단한 수준이지만 원노트에도 스타일을 적용할 수 있습니다. 스타일이란 반복되는 여러가지 서식들을 한번의 클릭으로 적용할 수 있게 편리하게 버튼으로 만들어 놓은 서식 매크로 입니다.

 

스타일의 적용으로 Agenda의 레벨을 명확하게 확인할 수 있게 하여 회의시 Agenda를 누락하지 않고 다룰 수 있게 합니다. 스타일의 적용은 작성한 Agenda에 커서를 올려두고, 스타일을 클릭하면 됩니다. 가장 상위 레벨의 Agenda는 '제목 1'을 적용하고, 그 다음은 '제목 2'를 적용하고, 그다음은 '제목 3' 등의 방식으로 적용하면 됩니다. 이 때 단축키를 사용하면 매우 편리하게 스타일을 적용할 수 있습니다. 제목 1의 단축키는 ctrl + alt + 1, 제목 2의 단축키는 ctrl + alt + 2으로 레벨과 단축키의 숫자가 동일하여 직관적인 단축키라 기억하고 사용하기도 좋습니다.

 

 

D.   Link 기능으로 정보를 연결합니다.

Agenda Sheet에는 이전 회의록 Link와 Agenda와 연관된 페이지의 Link를 추가하는 것이 좋습니다. 이전 회의록에는 그 회의록에서 정했던 Action Item이 있습니다. 이 Action Item의 수행 여부를 확인할 수 있고, 직전 회의에서 다룬 Agenda는 그 다음 회의로 까지 연결되는 경우가 많기에 이렇게 Link를 연결해 두면 한 흐름으로 일을 할 수 있어서 유용합니다.

또 원노트는 프로젝트의 회의록으로만 사용하는 것이 아닙니다. 업무를 진행하는 과정에서 얻은 정보, 작성한 내용, 정리한 사항 들이 모두 망라해서 원노트에 누적되어 있습니다. 회의 Agenda에서 그러한 정보를 이용할 필요가 있을 때는 정보가 담긴 페이지의 Link 정보를 추가해 두면 회의 중에 확인할 수 있어서 더욱 생산적인 회의로 만들 수 있습니다. 

원노트에서는 Link를 이용해서 정보를 연결하는 여러 방법을 제공합니다.  ‘Ctrl + k’ 단축키 (링크)로 대표되는 정보를 연결하는 기능은 원노트에서 정보 관리를 더욱 효율적으로 할 수 있도록 해줍니다. 이 기능을 통해 많은 정보를 체계적으로 구조화하고, 쉽게 활용할 수 있습니다. 웹페이지와의 연결, 파일과의 연결, 다른 노트와의 연결, 노트내 주요 구문과의 연결 의 기능을 살펴보겠습니다.

a.    웹페이지와의 연결

원노트에서 웹페이지 주소를 붙여 넣기 하면 바로가기가 활성화 되어 들어 갑니다. 또 YouTube 영상의 경우는 원노트에 주소만 넣으면 원노트에서 바로 재생도 됩니다

b.    파일과의 연결

원노트의 페이지에는 파일을 첨부할 수 있습니다. 회의에서 사용될 발표 자료나 참고 자료 등의 파일을 Agenda Sheet에 붙여 둘 수 있는 것입니다. 이렇게 Agenda Sheet에 첨부된 파일은 회의에서 바로 활용될 수 있어서 다른 폴더나 웹드라이브에 들어가지 않아도 되게 하여 유연하게 회의의 흐름을 가능하게 합니다.

Agenda Sheet에 붙여 넣기한 파일은 더블 클릭을 통해 바로 열 수도 있고, 열린 파일을 수정할 수도 있습니다. 수정 후 닫으면 그 파일은 수정된 상태로 원노트에 다시 저장되어 있게 됩니다. 즉, 회의를 공지하며 Agenda Sheet를 통해 공유된 파일이 업데이트 되더라도 회의 참가자들은 언제나 최신 버전을 원노트를 통해 확인할 수 있게 되는 것입니다. 첨부해야 하는 파일이 많거나 용량이 큰 경우에는 클라우드 저장 공간인 원드라이브 혹은 쉐어포인트에 파일을 저장해 두고 위치를 연결하는 방식을 적용하면 됩니다.

원노트에 파일을 첨부했을 때 용량이 클 경우 자동으로 원드라이브 혹은 쉐어포인트에 저장 후 링크 정보를 제공하게 됩니다. 다른 방법으로는 원드라이브 혹은 쉐어포인트에 파일을 업로드한 후, 업로드된 파일을 선택하고 '링크 복사'를 선택한 후 노트에 링크를 붙여 넣는 방법이 있습니다.

 

c.    다른 노트와의 연결

앞서 살펴 보았듯이 원노트는 크게 전자 필기장, 섹션, 페이지로 구성되어 있습니다.

이 전자 필기장, 섹션, 페이지는 모두 '링크 복사' 기능을 제공합니다.

각각 링크 복사를 하려는 곳에서 우클릭을 하여 링크 복사를 선택한 후 Agenda Sheet에 붙이면 됩니다. 이 기능을 통해 Agenda Sheet에서 참조할 정보를 매우 효과적으로 접근할 수 있게 됩니다.

 

E.   Sub Page의 활용

Agenda에서 다룰 내용이 많거나, 원노트 페이지 자체를 회의시에 Agenda를 위한 프레젠테이션 자료로 사용하려 한다면 Agenda Sheet 페이지 아래에 하위 페이지 (Sub Page)를 만들어서 활용하면 됩니다.

하위 페이지를 만드는 방법은 두가지가 있습니다. 새 페이지를 만드는 것을 통해 하위 페이지를 만드는 방법과 기존의 페이지를 하위 페이지를 만드는 방법 입니다. 먼저 새 페이지를 만들어서 하위 페이지를 만들어 보겠습니다. 

a.    하위 페이지를 더하고 싶은 섹션을 클릭합니다.

b.    하위 페이지를 추가하고 싶은 페이지를 우클릭 합니다.

c.    새 페이지를 클릭합니다.

이를 통해 하위 페이지가 될 새로운 페이지가 만들어 집니다.

d.    페이지에 적절한 이름을 작성합니다.

e.    새로 만든 페이지를 우클릭한 후 하위 페이지 만들기를 선택합니다.

 이제 새로운 하위 페이지가 기존 페이지의 아래에 들이기 상태로 만들어 집니다.

혹은 새롭게 만들어진 페이지를 잡고 우측으로 Drag 하여 들이기 상태로 만들어서 하위 페이지를 만들면 됩니다.

  

<추가 비법>

 회의전 Agenda Sheet에 작성해야 하는 항목으로 회의 리더를 제시했습니다. 회의에는 꼭 회의 리더가 있어야 합니다. 회의 리더가 이렇게 Agenda Sheet를 만들고 회의를 미리 구성해서 준비해 내지 못한다면 회의는 열리지 않아야 합니다. 회의는 죄가 없습니다. 준비 없이 회의를 소집하고 회의에서 시간을 날리는 것이 문제 입니다. 이렇게 Agenda Sheet가 준비가 되어 있다면 그 생산성 높은 회의가 준비되었다고 볼 수 있을 것입니다.

 

전체 CAMS 회의법은 아래에서 확인하실 수 있습니다.

2018/12/30 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - 원노트로 CAMS 회의 혁신을 현실로 만들다!