회의를 생산성 혁신의 주역으로 바꾸어줄 CAMS 회의법을 연재로 소개하고 있습니다.
2018/12/30 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - 원노트로 CAMS 회의 혁신을 현실로 만들다!
혁신 5. PPT가 아닌 원노트로 회의를 진행하다.
많은 경우 회의를 할 때 관련된 프레젠테이션용 파워포인트(PPT) 파일을 열어서 회의의 리더나 정해진 발표자가 설명을 하기 시작합니다. 프레젠테이션을 하는 파일이 본인 PC에 있기 때문에 본인 PC를 빔프로젝터에 연결해서 발표를 하거나, 메일로 공유된 자료를 회의에서 사용되는 PC에서 열어서 프레젠테이션을 시작하게 됩니다. 이러한 프레젠테이션을 하기 위한 PPT 작성은 대표적인 비효율 업무로 꼽히는 작업입니다. PPT 슬라이드가 회의에 도움이 되느냐 마느냐는 논란의 여지가 있겠지만, 많은 경우 슬라이드 작성 때문에 ‘버려지는’ 시간이 참 많은 것이 직장인의 현실입니다. 특히 여러 명이 하는 공동 프로젝트에 관한 슬라이드는 이 사람 저 사람이 만든 것을 취합해서 깔끔하게 다듬어야 되고, 어느 한 명이 리뷰하고 고치고, 그걸 또 다른 이가 문제 제기하고 등등 이런 과정을 반복하다 보면 몇 주가 금방 소진되는 문제가 있습니다. 회의를 하기 위한 자료는 최종 완성본도 아닌데 이렇게 많은 시간을 소모하는 것은 확실히 비생산적입니다.
물론 슬라이드의 장점도 있습니다. 만들면서 생각을 정리할 수 있는 기회가 되고, 미팅 방향의 나침반이 될 수도 있으며, 향후 Documentation의 역할도 하게 됩니다. 하지만 이것은 원노트로 프레젠테이션 내용을 작성했을 때도 얻을 수 있는 장점입니다. PPT는 깔끔하고 멋있게 만들려고 하는 것을 시도하지 않으면 생각의 흐름을 콘텐츠와 그래픽을 혼합해서 표현하기에 최적인 '툴' 입니다. 워드나 엑셀로는 이러한 장점을 쫒아가기가 쉽지 않습니다. 하지만 원노트는 노트 프로그램입니다. PPT가 제공하는 필요한 논리 구조나 이미지를 넣어서 내용을 표현하는 기능을 보유하고 있습니다. 회의의 주 목적은 서로 대화와 토의를 통해서 정보와 의견을 주고받거나, 문제를 해결해 나가는 것인데 이를 위해 필요한 배경 자료는 원노트로 충분히 준비할 수 있습니다. Agenda 별로 준비하는 내용이 적으면 간단히 Agenda Sheet에 번호를 매기면서 내용을 구조화하여 정리할 수도 있고, 공유할 내용이 많으면 추가 페이지를 만들어서 회의시에 공유하며 논의를 진행할 수 있습니다.
세계적인 기업인 아마존(Amazon)에서는 제프 베조스가 파워포인트 금지령을 내렸고, 그에게 뭔가 제안을 하려면 산문체의 글을 적어내야 한다고 합니다. 이 시대 대표적인 창업가중 한명인만큼 그는 빠르고 실용적인 것을 중시했을 테고, 현란한 그래픽이 있는 슬라이드 보다는 '확실한' 내용이 있는 텍스트를 선호한 것으로 짐작됩니다. 그리고 스티븐잡스나 쉐릴 샌드버그 같은 유명인들은 문제의 핵심을 ‘생각’으로 맞서야지 파워포인트 만드는 걸로 빗겨가지 말라고 강력하게 요구합니다. 회의를 준비하는 과정에서 파워포인트를 만드는 것을 최소화한다면 그 대안은 원노트가 될 수 있습니다.
이러한 파워포인트를 이용하여 프레젠테이션을 하는 회의 자료의 작성을 최소화하는 흐름은 파워포인트를 만드는데 쓰이는 시간과 에너지를 최소화하고, 딱 필요한 내용으로만 작성된 자료를 이용하여 회의를 하자는 것입니다. 원노트는 논의 내용을 체계적으로 정리하기에 좋고 이미지를 삽입하고, 그리기를 통해 자료를 시각화 시키기도 좋기 때문에 회의 시 Agenda Sheet로 작성된 원노트 페이지가 바로 간단한 회의 프레젠테이션 자료가 될 수 있습니다. 또한 원노트에 회의와 관련된 자료를 수집하고 정리하여 관련 내용이 담긴 페이지를 Link를 통해 Agenda Sheet에 추가해 두면, 내용을 즉각 확인 가능하고 필요시 기록을 더해 가며 회의를 진행할 수 있습니다. 아마 조직에서 파워포인트를 최소화 하려는 움직임을 더 적극적으로 한다면 원노트가 최고의 대안이 될 수 있을 것입니다.
보조적인 자료로 사용될 관련 파일은 원노트 내의 Agenda Sheet에 모두 첨부되어 있게 됩니다. 이렇게 첨부된 파일은 회의 발표에 사용되고, 회의 중에 참여자들의 의견을 반영하여 내용을 수정하여도 즉각 그 파일이 수정된 채 Agenda Sheet에 저장되게 됩니다. 이를 통해 회의가 끝난 후 회의 내용이 반영된 최신 파일을 자연스럽게 회의 참가자들과 공유할 수 있습니다.
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