CAMS회의법 혁신 6. 회의 중 회의 내용을 함께 보며 기록하다.

회의를 생산성 혁신의 주역으로 바꾸어줄 CAMS 회의법을 연재로 소개하고 있습니다.

2018/12/30 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - 원노트로 CAMS 회의 혁신을 현실로 만들다!

혁신 6. 회의 중 회의 내용을 함께 보며 기록하다.

 

회의는 기록으로 남겨져야 합니다. 지금까지 회의는 준비한 사람이 자료를 프로젝터로 공유하고 그것을 바탕으로 참석자들이 의견을 말하고, 의사 결정을 하고, 해야 할 일들을 말하지만 회의가 끝나면서 상당부분 휘발되어 버렸었습니다. 바로 회의의 공식 기록이 없었기 때문입니다. 회의 참석자들이 각자 수첩을 들고 와서 개인적으로 편집하여 몇 가지를 쓰지만, 공식적이지 않을 뿐더러 이후 개인적으로 조금 참고해서 보거나 시간이 지나면 그 수첩내의 내용물 존재도 잊어버리게 됩니다. 즉 회의를 오랜 시간해도 남은 것이 없는 경우가 대부분이었습니다. 앞으로는 회의 중에 바로 원노트를 프로젝터로 스크린에 띄워서 회의록을 회의 참석자들이 모두 보고 있을 때 작성을 합니다. 이렇게 하면 회의 참석자들이 모두 작성되는 내용을 보고, 내용에 기여하고, 수정할 수 있습니다. 또 개인적으로 따로 회의 내용을 쓰지 않아도 되니 회의에 더욱 집중할 수 있게 합니다.

 

 구글의 회의실에는 프로젝터가 두 대 놓여 있는데, 하나는 회의록 작성 및 공유용, 하나는 자료 공유용으로 활용된다고 합니다. 이는 참석자들이 회의록을 함께 보며 회의하여 집중도를 높이고, 결정된 내용을 함께 확인하게 하기 위해서 입니다. 회의 중에 회의록을 작성해서 완료하는 것은 쉽지는 않지만 가능합니다. 깔끔하게 요약 정리된 회의록에 집착하기 보다 결정 사항과 할 일을 명확하게 나타낸다면 나머지 정보들은 거칠게 표현되어도 있는 그대로 회의 중 작성하고, 그 작성된 내용을 회의 후 빠르게 공유하는 것이 바람직합니다.

 

 회의 중에 회의 내용을 실시간으로 작성하는 것은 쉽지 않습니다. 하지만 Agenda Sheet가 회의록의 기본 틀이 됩니다. 그리고 그 틀 속에는 회의와 관련된 기본적인 내용이 이미 회의록에 일정 부분 채워진 상태입니다. 이 곳에 기록을 시작하는 것이라서 회의 내용을 한결 여유 있게 작성할 수 있게 됩니다. 또한 보고성 회의의 경우는 발표 자료가 이미 작성되어 있기에 내용의 정리를 새로이 하지 않고 질문, 의견, 답변 위주로 회의록을 작성하면 됩니다. 이러한 회의 내용은 리더가 회의를 진행하면서 기록하는 것이 가장 이상적이지만, 회의록을 빠르게 작성할 수 있는 직원에게 회의록 작성을 맡기는 것도 괜찮습니다. 회의록을 프로젝터로 띄워 놓고 다 같이 보면서 회의를 진행하기 때문에 누가 작성하는지 여부는 크게 영향을 받지 않습니다. 다만 회의록 정리 후 배포 시 (혁신 8)에는 반드시 리더가 책임을 지고 재점검한 후에 직접 배포해야 공식적인 회의록으로 인정받을 수 있습니다.

 

 만약 화이트보드를 쓰면서 회의를 진행했을 경우에는 그 내용을 회의록에 정리하는 것은 물론이고 이 화이트보드를 그대로 이미지로 남겨서 회의록에 참조로 두는 것이 좋습니다. 이 때는 Office Lens나 원노트 모바일 앱을 이용하면 편리하고 깔끔하게 이미지로 만들고, 회의록으로 이미지를 옮길 수 있습니다. 또 회의의 내용을 명확하게 남기고 이후에도 정확하게 참조하기 위해서 녹음이나 녹화를 하는 경우도 있습니다. 원노트에서는 녹음과 녹화의 기능도 제공하는데 회의록에서 바로 녹음과 녹화를 하여 회의록에 그 파일을 남길 수 있습니다.

 

<더하기> 회의 중 녹음을 하면 불법일까?

통신비밀보호법에 따르면 '누구든 공개되지 않은 타인간의 대화를 녹음하거나 전자장치 또는 기계적 수단을 이용하여 청취할 수 없고, 이를 어길 경우 10년 이하 징역, 5년 이하 자격정지에 처하게' 됩니다. 여기서 '타인 간의 대화' 라는 부분이 강조점입니다. 즉, 회의의 경우 회의에 참여한 사람 중에 녹음한 사람이 있다면 불법은 아닙니다. 다만, 상대가 모르는 채 녹음이 진행되면 실례일 수 있으니 미리 알리고 하는 것이 좋겠죠?