CAMS회의법 혁신 4. Agenda Sheet와 함께 회의 일정을 공유하다.

회의를 생산성 혁신의 주역으로 바꾸어줄 CAMS 회의법을 연재로 소개하고 있습니다.

2018/12/30 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - 원노트로 CAMS 회의 혁신을 현실로 만들다!

혁신 4. Agenda Sheet와 함께 회의 일정을 공유하다.

 

지금까지 우리는 일정과 장소를 적은 이메일을 보내어 회의 일정을 공유하곤 했습니다. 필요할 경우는 회의에서 활용되는 자료를 첨부파일로 함께 보내기도 했었습니다. 가끔 친절한 회의 메일에는 회의의 목적과 Agenda가 적혀 있는 경우가 있는데, 이 또한 회의의 준비와 진행에 바로 사용되기 어려웠습니다. Agenda를 수정하거나, 회의 전까지 수정을 계속해서 첨부파일이 수정되는 경우에도 다시금 재공유가 되지 않은 채 회의가 열리곤 했습니다.

 

 회의 일정은 기본적으로 Outlook의 일정 메일을 이용하여 회의 일정을 공유할 수 있습니다. 그리고 일정 메일에는 원노트로 만들어진 Agenda Sheet를 연결하면 됩니다. 원노트는 같은 오피스 계열인 Outlook과의 연계 기능이 아주 잘 갖춰져 있습니다. 비법 3에서 살펴보았듯이 회의에서 활용할 파일과 데이터는 원노트 Agenda Sheet에 첨부하고, 이후 수정은 첨부된 파일에 직접 이루어 지게 됩니다. 

(원노트에 첨부된 파일은 수정하여 저장할 수 있습니다.
    ☞2019/01/23 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 활용 Tip] - 원노트(OneNote)에서 파일 관리 ) 

또한 건강한 회의는 회의 리더가 정한 큰 틀의 Agenda 이외에 회의 참석자들이 업무 진행을 위해 제시하는 Agenda가 있습니다. 회의 참석자들은 자신이 다룰 내용이 있을 경우, 이에 대해 회의 리더와 논의 후 Outlook 일정 메일을 통해 공유된 원노트 내 Agenda Sheet에 자신이 논의할 Agenda를 추가합니다.

 

 이렇게 공유된 Agenda Sheet와 참조 파일은 회의가 시작되기 전까지 계속 Update될 수 있으며, 회의 중에는 회의록 및 회의 내용을 반영한 파일이 되어 회의가 끝난 후 일정 메일에서 관련 내용을 바로 확인할 수 있는 장점이 있습니다. 즉, 일정 메일 속에 연결된 원노트만 확인하면 시간이 지난 후 그 회의의 내용을 완벽하게 추적할 수 있게 되는 것입니다.