CAMS회의법 혁신 6를 수행하기 위한 원노트(OneNote)활용 비법

앞서 살펴본 CAMS 회의법 혁신 6를 원노트(OneNote)로 구현하는 방법입니다.

출처: 2019/02/21 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - CAMS회의법 혁신 6. 회의 중 회의 내용을 함께 보며 기록하다.

비법 6.  회의 내용을 함께 보며 공동으로 의견을 나누고, Agenda Sheet 아래에 글머리 기호로 내용을 구조화하며 회의 내용을 기록한다.

 

 회의 참석자들은 공유된 원노트 Agenda Sheet에 회의 중에 함께 의견을 작성할 수 있습니다. 만약 회의록은 회의록 작성자만이 손을 대는 것으로 규칙을 정한다면, 하위 페이지를 하나 만들어 회의 도중에 정보 공유나 의견 개진을 할 것을 모으고, 회의 중간중간에 이를 활용해서 논의를 더 풍부하고 깊게 할 수 있게 할 수도 있습니다.

또 회의록 작성자의 경우, 다양한 회의록 작성자들의 의견을 잘 듣고 구조화시켜서 기록을 할 필요가 있습니다. 단순한 사실의 나열만으로는 가치 있는 자료라 보기 어렵기 때문입니다. 원노트는 이렇게 내용을 구조화시켜서 편하게 작성할 수 있는 환경을 제공합니다. 이런 회의록 작성의 과정은 회의에 참석한 사람들이 함께 보는 화면에서 이루어 지는 것이 이후 회의록의 내용에 서로 내용도 확인할 수 있게 하고, 회의에 대한 집중도도 높일 수 있게 합니다. 즉 원노트는 프레젠테이션 자료로 쓰이면서, 또 공개된 회의록으로도 활용되는 것입니다.

 

A. 회의의 정보를 Outlook 일정에서 가져옴.

비법 2에서 회의록 양식을 2가지로 제시해 드렸습니다. Outlook을 연동하는 회의록 양식과 연동하지 않는 회의록 양식이었지요. 회의 일정을 Outlook 일정메일을 통해 공유한 경우에는 이 정보를 [모임 세부 정보] 기능을 이용하여 회의록에 바로 가져 들어올 수 있습니다. [홈] 탭 - [모임] 그룹 - 모임 세부 정보를 누른 후 해당 회의의 일정을 선택하면 회의록에 Outlook 일정이 반영되게 됩니다.

비법 4에 따라 Agenda Sheet를 만들 때부터 모임 메모로 두고 회의 일정을 Outlook 일정메일을 통해 공유한 경우에는 회의록에 미리 이 정보가 반영되어 있습니다.

 

B. 참석자들과 원노트 내에서 의견을 공유  

프레젠테이션을 하는 원노트 페이지를 미리 회의 참가자들과 공유를 한 상태라면 회의 중에 참가자들이 모두 자신의 의견을 원노트 페이지에 기록할 수가 있습니다. 원노트의 가장 멋진 기능 중 하나는 여러 사람들이 동시에 같은 페이지를 편집할 수 있다는 것입니다. 그 기능을 이용하는 것입니다. 예를 들어, 프로젝터에 띄워진 원노트에 회의 아젠다를 표시하고 모임의 사람들이 자신의 노트북, 태블릿 또는 휴대폰에서 항목을 추가하도록 할 수 있습니다. 이것은 그룹 브레인 스토밍 세션에도 유용합니다. 회의에 참석 한 모든 사람이 모든 사람이 볼 수 있도록 동일한 페이지에 아이디어를 추가할 수 있습니다. 원노트는 의견을 작성한 각 사람의 이니셜을 페이지 내의 추가하는 항목 옆에 표시하기 때문에 회의의 참가자들은 프로젝터에 띄워진 원노트 창을 보며 추가된 의견을 누가 작성했는지 궁금해할 필요가 없습니다. 또한 마지막으로 페이지를 본 이후로 추가된 새로운 항목은 연두색으로 강조 표시되므로 변경된 사항을 따라 잡기도 쉽습니다.

 

C. 글머리 기호 기능을 이용하여 회의 내용을 기록

회의의 내용은 미리 준비된 Agenda 아래에 Agenda 별로 작성을 합니다. 이 때 내용은 Bullet Point를 이용하여 구조화하며 정리하는 것을 추천 합니다. 앞서 비법 3에서 Agenda Sheet에 Agenda를 '번호 매기기'를 통해 작성하는 것을 제안했습니다. 이렇게 회의전 준비 항목은 '번호 매기기'를 적용하고, 회의 중 내용의 정리와 구조화는 글머리 기호 (Bullet Point 기호)를 이용해서 하는 것이 미리 준비한 Agenda 틀과 그 속에서 논의된 내용을 구분할 수 있어서 나중에 회의록을 참고할 때 내용을 더 직관적으로 이해할 수 있습니다.

원노트는 아이디어를 구조화해서 정리하는 아웃라이너처럼 활용하기에 좋은 도구입니다. 회의가 진행되는 과정에서 회의록 작성자는 생각을 정리하며 회의 내용을 구조화하여 기록할 수 있어야 합니다. 원노트 내에서 글머리 기호와 번호 매기기를 자유롭게 적용하면서 정보의 레벨을 조정하며 회의 내용을 작성합니다.

 

  

물론 글머리 기호나 번호를 사용하지 않고도 글을 구조화할 수 있습니다. 하지만 생각의 구분을 보다 명확하게 표시해 주기 위해 기호나 번호를 삽입해 주는 것이 좋습니다. 회의시에는 다양한 의견들이 여기저기에서 자유롭게 나오게 됩니다. 이 경우 회의 내용이 정리되면서 정보의 순서가 재배열되는 경우가 잦아서 번호 매기기 보다 글머리 기호를 사용해서 회의 내용을 정리하는 것이 좋습니다.

 

글머리 기호나 번호 매기기는 아래와 같이 메뉴를 사용해서 선택하거나, 단축키 (아래 테이블 소개)를 통해서 적용할 수 있습니다.

 

단축키	용도
Ctrl+.	글머리 기호추가/ 해제 토글
Ctrl+/	번호매기기 추가/ 해제 토글
Tab   또는 Alt+Shift+오른쪽 화살표	들여쓰기
Shift+Tab  또는 Alt+Shift+왼쪽 화살표	내어쓰기
Shift+Enter	글머리 기호 없이 줄바꾸기

하지만 이 메뉴를 통해서 기호나 숫자를 입력하기 보다 아래의 방법을 적용하는 것이 더 생산적으로 회의 내용을 작성할 수 있게 합니다.

글머리 기호의 경우에는, 노트의 새 줄에 별표(*)를 입력한 다음 스페이스바를 누르면 최상위 레벨의 글머리 기호가 만들어 집니다.

 사실 이는 다른 오피스 프로그램과 동일한 방식입니다. 굉장히 직관적이고 쉬운 방식이지요. 글의 내용을 바꾸고 싶으면 'Enter'키를 치면 됩니다. 그러면 새로운 기호가 생성이 됩니다. 가끔 기호 없이 추가 내용을 작성하고 싶을 때는 'Backspace'를 눌러서 생성된 기호나 숫자를 지우면 됩니다. 혹은 Shift+Enter키를 누르면 기호를 생성하지 않고 줄바꿈이 됩니다.

 Enter로 줄바꿈을 한 후 탭(Tab)을 누르면 들여쓰기가 되는데, 기호는 레벨에 따라 다른 형태와 값으로 표시됩니다. 들여쓰기를 취소하고 싶으면 내어쓰기(Shift+Tab)을 선택하면 됩니다.

 

D. 2차원 글박스를 이용해서 다양한 의견을 기록으로 남겨 둠.

원노트가 다른 노트나 문서 작성 프로그램과 다른 점 중 하나는 2차원 작성이 가능하다는 점입니다. 1차원은 직선이고, 2차원은 평면입니다. 일반적인 노트나 문서 작성 프로그램은 정해 진대로 쭉 작성할 수밖에 없습니다. 물론 줄 바꿈은 가능하지만, 원하는 곳에 마음대로 이미지를 배치한다거나 하는 것은 제한적이죠. 반면에 원노트는 이와 달리, 펼쳐진 평면 이곳 저곳에 글을 쓰거나 이미지를 넣을 수 있습니다. 실제 공책에 작성하듯 적을 수 있는 디지털 노트인 셈입니다. 회의록을 작성시에도 이런 기능은 유용하게 활용될 수 있습니다. 서로 다른 의견들이 다양하게 제시될 때 모든 내용을 회의록으로 남기기는 어렵습니다. 그렇다고 마냥 듣고 나중에 정리하기도 만만치가 않지요. 그래서 의견들이 다양하게 주고받아질 때는 주요 Agenda 가 있는 기록부 글박스가 아닌 옆 공간에 클릭을 하여 새로운 글박스를 만들어서 기록을 해두는 방법을 쓰는 것도 좋습니다. 이후에 최종 회의록을 작성할 때는 이렇게 만들어진 다양한 글박스의 내용을 추려서 정리하면 되는 것이죠.

E. Office Lens 혹은 원노트 모바일 앱

화이트보드에 글과 그림을 작성하면서 회의를 진행하는 경우가 많습니다. 그리고 회의가 끝나고 나면 그 화이트보드는 그냥 지워지는 경우가 대부분이구요. 거듭 강조하지만 회의는 기록으로 남겨져야 합니다. 그리고 그 기록을 근거로 후속 Action을 진행하여 업무가 되도록 하는 것입니다. 화이트보드에 남겨진 글과 그림은 일부는 회의록 작성자에 의해 회의록에 기록되지만 충분치 않아 누락되는 경우가 많고, 이를 스마트폰 사진으로 찍는 경우도 있지만 회의 참석자와 다시 공유되는 경우는 거의 없습니다.

 이 문제를 해결하기 위해 회의 중 작성된 화이트보드는 모두 이미지화 하여 회의록에 참고자료로 남기는 것이 좋습니다. Office Lens나 원노트 모바일 앱을 이용하면 편리하고 깔끔하게 화이트보드의 내용을 이미지로 만들어서 바로 원노트로 보낼 수 있어서 쉽게 회의록에 반영할 수 있습니다.

또한 원노트의 유용한 기능 중 하나는 그림 파일에 들어있는 문자를 읽어, 텍스트로 변환해주는 OCR(Optical Character Reader, 광학 문자 판독) 기능입니다. 영문의 매우 높은 정확도로 이미지에서 텍스트를 인식해내며, 한글도 명확하게 적혀 있는 경우는 텍스트로 추출이 됩니다. 이는 화이트보드를 촬영하여 원노트 회의록에 이미지를 저장하며 광학 문자 판독 기능을 통해 원노트 검색 기능으로 화이트보드 이미지 내의 텍스트를 검색할 수 있다는 것을 뜻 합니다. 이전에는 화이트보드에 쓰고 사라지고 잊혀 졌던 회의 내용들을 다시 검색까지 하여 이후에 활용할 수 있다니! 정말 멋지지 않나요? 이제는 똑같은 내용을 반복적으로 회의를 할 필요가 없는 것입니다.

(이미지속 ESS를 검색해 내는 것을 확인할 수 있습니다. 그리고 제대로 쓰여지지 않은 ESS는 검색이 되지 않았음도 볼 수 있습니다.)

 

F. 녹음/ 녹화 

회의를 진행하면서 정리하다 보면 메모장과 같이 텍스트만 적혀 있을 경우 아쉬울 때가 많습니다. 때로는 회의 내용을 음성으로 녹음하고 싶기도 하고, 영상으로 녹화하고 싶을 때도 있는데 원노트에서는 이 모든 것을 할 수 있습니다.

 

<원노트를 열어 상단 '삽입' 탭을 선택한 뒤, 음성을 녹음하고 싶으면 '음성 녹음하기', 영상을 녹화하고 싶으면 '영상 녹화하기' 버튼을 누릅니다>

 그리고 놀랍게도 원노트 내부에서 자동으로 진행되는 인덱싱 작업이 끝나면 음성 내용도 검색할 수 있습니다.

<음성 내용을 단어로 검색하기 위해서는 파일 - 옵션 - 오디오 및 비디오 - 오디오 및 비디오 녹음/녹화에서 단어 검색 사용을 선택하면 음성/영상 메모를 검색할 수 있습니다>

 

단, [오디오 검색]을 사용하면 검색 속도가 느려질 수는 있습니다. 그래도 회의 때 음성 녹음을 한다면, 이 오디오 검색은 매우 유용하게 활용될 수 있는 기능입니다.

 원노트 2016의 경우 음성 녹음이나 동영상 녹화를 하면서 텍스트를 입력하거나 필기를 하면 나중에 그 내용에 마우스를 올리면 왼쪽에 재생 버튼이 생깁니다. 즉, 작성한 노트는 녹음한 내용의 책갈피 역할을 하게 되는 것입니다. 수업이나 회의시 녹음을 하면서 노트를 작성했을 경우, 나중에 딱 그 노트를 작성한 부분부터 녹음을 들을 수가 있습니다. (모바일 플랫폼은 재생 추적은 지원되지 않으며, 녹음 분량의 제한이 있습니다.)

 예를 들어, 50분 회의에서 녹음을 진행하며, 15분경에 노트를 작성했다면 그 노트를 작성한 부분이 녹음의 책갈피 역할을 하게 되는 것입니다.

 

 

회의를 녹화하고 싶을 때도 있습니다. 이때는 '비디오 녹화' 기능을 이용할 수 있습니다. '비디오 녹화'를 클릭과 동시에 카메라가 작동되면서 회의의 녹화를 시작할 수 있습니다. 일지 중지, 중지를 통해 녹화를 조정할 수 있으며, 회의록 페이지에 비디오 파일이 생성되는 것을 확인할 수 있습니다.  파일 - 옵션 메뉴에서 오디오 및 비디오 항목을 통해 녹음 음질과 녹화 화질을 조정할 수 있습니다.

(이러한 비디오 녹화하기는 현재 원노트 2016과 같은 Office 계열의 원노트에서만 지원하고 있는 기능입니다.)

 

<Tip> 비즈니스용 Skype 회의시 원노트(원노트)에 메모 적기

요즘은 많은 기업에서 비즈니스용 Skype를 이용해서 원격 회의를 하여 업무 능률을 높이고 있습니다. 메모 작성 및 공유를 위한 완벽한 도구인 원노트는 Skype를 이용한 회의에서도 빛을 발합니다. 비즈니스용 Skype를 이용해서 원격 회의를 할 때 원노트를 이용해서 메모를 공유하고, 멀티미디어 정보 등을 매우 편리하게 할 수 있습니다.

 

 

 

위 그림에서 표시한 '공유 메모'를 클릭하면 아래와 같이 원노트에서 현재 열려있는 공유 전자 필기장을 나열하게 됩니다. 아래 GEN-I-US에서 '회의록' 섹션을 선택해 보겠습니다.

 

 

확인을 클릭하면 원노트가 열리며 모임 제목, 콘텐츠, 참가자 목록이 미리 채워진 상태로 새로운 페이지가 만들어집니다. 이 페이지는 회의가 진행되는 동안 계속 활용할 수 있게 됩니다. 다음으로 회의의 다른 사람들이 회의 내용 수락 초대를 받으면 원노트에서 새 메모 페이지가 열립니다. 원격회의 참여자들은 노트 작성 및 검토에 참여할 수 있습니다. 회의의 모든 사람이 잠재적으로 보고 추가 할 수 있는 메모 페이지는 하나뿐입니다. 

  

회의용으로 개인적으로 사용할 비공개 메모를 만드는 것을 원한다면 위에서 살펴 본 첫 번째 이미지에 나와 있는 '내 메모'를 선택하세요.  그러면 열려있는 모든 원노트 전자 필기장의 목록이 제공됩니다. 이중 공유되지 않은 것을 선택하여 직접 메모를 만들 수 있습니다. 일단 정리한 후에 공유를 하려면 페이지를 팀과 공유하는 전자 필기장으로 복사하거나 '전자 메일로 보내기'를 사용하여 전자 메일로 보낼 수 있습니다.

 

자, 이제 비즈니스용 Skype 원격회의에서 참여자들이 함께 참고하고 작성할 수 있는 원노트 메모를 만들었습니다. 원노트를 회의 시에 활용하면 인쇄나 이메일은 필요 없습니다. 원노트를 이용해서 이미지, 문서 및 기타 파일을 쉽게 첨부하여 공유할 수 있어 더욱 효과적으로 회의를 진행할 수 있습니다.