CAMS 혁신 1을 수행하기 위한 원노트(OneNote) 활용 비법

앞서 살펴본 CAMS 회의법 혁신 1을 원노트(OneNote)로 구현하는 방법입니다.

2019/01/03 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - CAMS회의법 혁신1. 회의의 내용을 함께 공유할 환경을 만들다.

비법 1. 업무를 위한 전자 필기장을 만들고 협업하는 멤버들과 공유한 후, 회의록을 위한 섹션을 만듭니다.

 

 다음의 순서대로 비법 1을 구현해 보겠습니다.

 

 

 A.원노트 전자 필기장 생성을 위한 클라우드 저장 공간을 확보합니다. (=계정을 원노트와 연결합니다.)

 

우리는 지금부터 효과적인 회의를 위한 혁신 10가지와 이 혁신에 원노트를 사용하는 비법 10가지를 익혀보고자 합니다. 원노트를 사용한다는 것은 '전자 필기장'을 만들어서 그 안에 구조를 만들어서 사용한다는 의미입니다. '전자 필기장'은 일반적으로 노트 한권이나 바인더 하나와 같다고 보시면 되며, 원노트 내에는 사용자가 필요로 하는 다양한 전자 필기장을 만들고 활용할 수 있습니다.

원노트의 전자 필기장에 회의록을 작성하고 공유를 하기 위해서는 클라우드 저장 공간이 필요합니다. 원노트를 위한 클라우드 저장 공간은 바로 마이크로소프트(Microsoft)에서 제공하는 원드라이브(OneDrive)나 쉐어포인트(SharePoint)의 팀 사이트 입니다.

 

'원노트를 쓰기 위해서는 이런 생소한 이름의 클라우드 공간을 내가 이해하고 마련해야 하나?' 하는 생각에 거부감이 올라오시지 않으셨나요? 그럴 필요 없습니다. 원노트를 사용하기 위해서는 아주 간단히 마이크로소프트의 계정만 있으면 됩니다. 마이크로소프트의 클라우드 저장 공간은 조직 계정과 개인 계정 두가지 방식으로 제공 됩니다. 개인 계정은 없을 경우 새롭게 만들면 되고, 조직 계정은 대부분의 경우 조직에서 사용하는 Outlook 메일 주소가 자동으로 계정이 됩니다. 이 중 원노트 중심의 회의록 혁신은 조직 계정에서 제공하는 클라우드 저장 공간에서 이루어지게 될 것입니다. 하지만 경우에 따라서는 개인 계정의 원드라이브 공간에 회의록 섹션을 만들고 공유하면서 활용할 수도 있을 것입니다.

 

a. 마이크로소프트 계정 확인하기 (조직)

소속 조직에서 MS Office를 사용하고 있다면 여러분은 이미 조직 계정을 가지고 있을 가능성이 매우 높습니다. 조직이 보안 등의 이유로 막아두지 않았다면 Microsoft 계정 로그인 페이지에서 조직의 이메일 주소와 암호로 로그인을 할 수 있습니다. 지금 한번 해보세요!

 협업을 위해 마이크로소프트에서 제공하는 원드라이브는 MS Office를 사용하는 많은 조직에서 활용하고 있는 클라우드 저장 공간입니다. 하지만 업무에 클라우드 저장 공간을 활용하지 않는 개인 사용자들이 자신의 소속 조직에서 이를 활용할 수 있는지 여부를 모르고 있는 경우도 많습니다. 소속된 조직에서 쉐어포인트나 조직용 원드라이브를 사용하고 있는지, 있다면 어떻게 사용할 수 있는지 전산 담당 부서에 문의해 보시기 바랍니다. Office 365를 사용하고 있는 조직이라면 모두 쉐어포인트를 가지고 있으며, 많은 조직이 자료 공유의 목적으로 마이크로소프트의 원드라이브를 사용하고 있습니다.

 b. 마이크로소프트 계정 만들기 (개인)

개인이 마이크로소프트 계정을 만드는 것은 매우 간단합니다.

• Microsoft 계정 로그인 페이지로 이동하고 계정이 없으세요? 계정을 만드세요!를 선택합니다.

 

• 양식에 정보를 입력하고 암호를 만듭니다. 메일을 대신 사용, 전화 번호를 대신 사용 및 새 이메일 주소 받기 링크 중 하나를 선택하여 계정을 만듭니다. ('새 전자메일 주소 받기'를 통하면 @outlook.kr의 메일 주소를 새로 얻게 됩니다.) 세부 정보 입력과 코드 입력을 하고 나면, OneDrive의 계정 생성이 완성됩니다.

이제 계정이 만들어 졌으며, 동시에 자동으로 원드라이브 클라우드 저장공간이 만들어 졌습니다.

만약 조직에서 마이크로소프트 오피스를 사용하고 있으나 보안 등의 이유로 클라우드 저장 공간인 쉐어포인트나 원드라이브를 사용하고 있지 않다면 개인 계정의 원드라이브에 전자 필기장을 만들고 회의 참석자들과 공유를 하여도 됩니다.

또 공유를 하지 않더라도 개인적으로 회의를 참석하여 회의록을 작성해서 보관하고 관리하고자 할 경우에 개인의 OneDrive에 회의록 용 원노트 전자 필기장을 만들어 회의 내용 정리에 활용하시면 매우 효과적으로 회의 내용을 관리할 수 있습니다.

 

이제 만들어진 저장 공간을 원노트와 연결해 보겠습니다.

 

3. c. 원노트와 계정 연결하기

원노트를 엽니다. (여기서의 설명은 원노트 2016을 기준으로 하겠습니다. 그보다 하위 버전에서도 동일합니다.) 파일 - 계정으로 가서 로그인을 누릅니다.

여기에서는 앞서 b항에서 만든 마이크로소프트 계정으로 로그인을 합니다.

 

그리고 원노트의 경우는 여러 계정을 한꺼번에 연결하여 사용하는 것이 그 특징입니다. 회사나 학교 계정 혹은 개인의 원드라이브 계정을 입력하여, 하나의 원드라이브에 여러 계정을 연결 후 각각의 계정에서 생성하고 저장되어 있는 전자 필기장을 원노트로 불러서 활용할 수 있습니다.

<더하기> 더 상세한 원드라이브 가입 내용은 아래 글에서 참조하실 수 있습니다.

2018/03/05 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 일반 기능 소개] - OneNote의 시작! OneDrive 가입 하기

 

2. B. 회의록 및 회의 관련 자료 공유를 위한 원노트 전자 필기장을 만듭니다.
3. 
   

원노트와 마이크로소프트 계정을 연결했으니 사용을 위한 준비는 끝났습니다. 다음으로는 전자 필기장 (영어로는 Notebook, 공책)을 만듭니다. 원노트의 모든 작업은 전자 필기장을 만들면서 시작하게 됩니다. 전자 필기장은 원노트의 구조에서 가장 상위에 있으며 프로젝트 수행 기록, 정보 공유나 팀/ 파트내의 정보 공유, 협업을 할 때 중심적으로 활용할 수 있습니다. 이렇게 만들어진 전자 필기장에 '회의록' 섹션을 추가하여 회의록의 준비, 작성, 관리에 활용하면 되는 것입니다. (물론 원노트의 장점은 열린 활용 방법입니다. 모든 회의록을 모아두는 용도로 전자 필기장을 사용해도 됩니다.)

원노트에 전자 필기장을 만드는 방법은 사실 다양합니다. 원노트에서 바로 만들 수도 있고, 클라우드 저장 공간에서 만들 수도 있습니다. 여기에서는 가장 직관적이고 간단하며 많이 사용하는 원노트에서 전자 필기장을 만들어서 사용하는 방법을 알려드리겠습니다.

1. a. 원노트에서 파일 - 새로 만들기를 선택합니다.
2. b. 나의 전자 필기장이 만들어질 위치를 선택합니다. 회의록은 조직내에서 함께 공유하는 경우가 많으므로 조직 내 저장 공간을 선택하는 것이 적절합니다. 만약 위 계정 연결하기에서 미처 연결하지 못한 조직이나 개인의 계정이 있다면 여기에서도 위치 추가를 클릭하여 계정을 추가할 수 있습니다.

 

 

3. c. 전자 필기장의 이름을 작성하고, 전자 필기장 만들기를 클릭합니다.

 

 

만든 전자 필기장을 즉시 협업이나 공유를 위해 다른 사용자들과 공유할 수가 있습니다. 전자 필기장 만들기를 클릭하면 아래와 같은 창이 뜨며, 여기서 '초대'를 선택하면 공유 탭으로 자동으로 넘어가서 공유를 할 사용자들을 초대할 수가 있습니다.

 

 

하지만, '공유'에 대해서는 아래 단계에서 하는 것으로 하고 처음 전자 필기장을 만들 때는 굳이 바로 '공유'를 하지 마시고 위의 창에서 '취소'를 누를 것을 제안 드립니다.

 

4. d. 전자 필기장 저장하기?

전자 필기장을 만들었으면 저장을 해야할 것 같은데, '저장' 관련된 버튼이 없음을 확인하실 수 있을 것입니다. 이는 원노트 전반을 관통하는 일관된 멋진 기능입니다. 노트를 작성하실 때는 전자 필기장을 만들었을 때와 같이 그냥 만들어지고 저장이 됩니다. 따로 사용자가 저장을 하실 필요는 없습니다.^^

 

5. e. 전자 필기장 확인하기

사실 공유와 저장에 대한 것을 소개하기 위해 항목이 e까지 왔지만 이미 c항에서 전자 필기장은 아래와 같이 만들어 졌음을 확인할 수 있습니다.

 

 

 

 

<더 보기> 클라우드 저장 공간에서 전자 필기장을 만들어서 원노트를 사용하는 방법은 아래 글에서 확인하실 수 있도록 준비해 두었습니다.

2018/03/23 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 일반 기능 소개] - 원드라이브에 OneNote(원노트) 전자 필기장 만들기

 

3. C. 전자 필기장 내에 회의록을 위한 섹션을 만듭니다.

원노트 사용 여정의 첫 단추인 전자 필기장 만들기까지 끝낸 후에는 섹션을 만들면 됩니다. 원노트는 전자 필기장 - 섹션 - 페이지라는 구조로 이루어져 있습니다. 전자 필기장에는 섹션을 만들 수 있고 섹션에는 다시 페이지를 만들 수 있습니다. 이렇게 계층화된 구조를 매우 쉽게 구성할 수 있는 것이 원노트의 큰 장점입니다.

 

원노트를 회의록 작성을 위해 활용할 때 전자 필기장은 프로젝트, 섹션은 회의록 묶음, 페이지는 각각의 회의록으로 구성하면 됩니다.

 

 

 

<더 보기> 원노트의 섹션과 페이지 활용에 대한 설명은 아래 글에서 확인하실 수 있도록 준비해 두었습니다.

2018/03/24 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 일반 기능 소개] - OneNote (원노트)에서 섹션(Section) 만들기

2018/03/25 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 일반 기능 소개] - OneNote(원노트)에서 페이지 사용하기

2018/03/17 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 일반 기능 소개] - 원노트에서 전자 필기장이 아닌 단일 페이지 공유하기

 

4. D. 조직내 회의록을 공유할 사람들과 전자 필기장을 공유합니다.

만들어진 전자 필기장은 향후 함께 프로젝트를 수행하고, 회의록을 공유할 사람들에게 공유를 하면 됩니다. 이는 원노트에서 파일 - 공유를 선택하고 진행하면 됩니다.