CAMS회의법 혁신1. 회의의 내용을 함께 공유할 환경을 만들다.

회의를 생산성 혁신의 주역으로 바꾸어줄 CAMS 회의법을 연재로 소개하고 있습니다.

2018/12/30 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - 원노트로 CAMS 회의 혁신을 현실로 만들다!

이 글은 CAMS 회의법 혁신 첫번째 "회의의 내용을 함께 공유할 환경을 만드는" 내용을 다룹니다.

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회의를 위한 작업공간을 구성원간에 공유합니다.

 회의는 업무를 처리하는데 중요한 역할을 합니다. 회의를 한다는 것은 주요 Issue에 대한 해결 방안을 업무 구성원들이 함께 마련하고 함께 수행해 나간다는 것을 뜻 합니다. 그러기 위해서는 우리는 회의 준비, 회의 진행, 회의 관리를 하는 작업 공간을 구성원 간에 공유할 필요가 있습니다.

 

 하지만 많은 경우 회의를 하고 나서 그 결과물이 잘 관리되지 못합니다. 예를 들어 여러분이 지난 주에 했던 수많은 회의들에 대한 회의록은 어디에 있나요? 회의 자료는 어디에 있나요? 회의에서 결정된 Action Item에 대한 관리는 어떻게 되어가고 있나요? 어떤 회의는 메일로 회의 내용을 정리해서 공유되고, 조금 체계적인(?) 회의는 워드나 파워포인트로 회의록이 정리되어 공유되고 되었을 것입니다. 어쩌면 대부분의 회의는 공식적인 회의록 없이 끝나서 참여했던 구성원들의 시간이 휘발되어 사라져 버렸을 수도 있습니다. 이렇게 우리는 회의의 준비, 진행, 관리를 체계적으로 하지 못하고 있습니다. 우리 업무의 상당수가 회의를 통해 해결되고, 회의를 하는데 정말 많은 시간을 투자하고 있는데 이렇듯 비효율적으로 회의는 진행되고 있습니다. 많은 직장인들이 회의를 생산성 저하의 주범으로 꼽고 있는 것은 이런 면에서 보면 당연한 것 같습니다.

 

회의를 생산성 향상의 주역으로 만듭니다.

 하지만 사실 회의에게는 죄가 없습니다. 함께 팀을 이루어서 일을 하는 회의를 통해 혼자서는 이끌어 내지 못할 매우 강력한 결과물을 만들어 내는 경우가 많습니다. 우리가 하고 있는 일들 중 혼자서만 해서 이룰 수 있는 것은 거의 없습니다. 개발 아이디어를 함께 논의하고, 방향을 잡고, 제작 방법을 논의하고, 판매 방안을 논의하는 등 대부분의 우리 업무는 회의를 통해 이루어 지고 있습니다. 하지만 실제 우리가 회의를 대하는 자세는 어떻습니까? 우리는 늘 업무의 현장에서 업무가 되지 않게 하는 주범으로 회의를 꼽고 있지는 않은가요? 그것은 회의의 문제일까요? 아님 제대로 회의를 준비하고, 진행하고, 관리하지 못한 문제일까요? 이제는 회의를 생산성 저하의 범인이 아닌 생산성 향상의 주역으로 만들 필요가 있습니다.

Cloud 공간이 회의 내용 공유를 위한 최적의 환경입니다.

 회의는 여러 사람이 함께 일을 하는 것입니다. 이렇게 함께 일을 하는 회의를 잘 준비하고, 잘 진행하고, 회의 후에 그 내용을 잘 추적/ 관리하기 위해서는 회의의 내용을 함께 공유할 수 있는 환경이 필요합니다. 사진이나 문서 등의 파일을 저장해 두고 언제 어디서나 이를 열어보고 직접 내려받아 사용할 수 있게 하며, 다른 사람들과 쉽게 공유할 수 있는 클라우드 저장 공간이 바로 회의 내용의 공유를 위한 최적의 환경입니다. 하지만 회의 준비 자료, 회의록, 회의의 Action Item을 수행한 결과물들을 클라우드로 단순히 저장만하고 공유한다면 유기적인 관리가 어렵습니다. 회의 전반을 진행하며 유기적으로 내용을 연결해서 관리하게 하여 업무가 수행될 수 있도록 할 수 있는 업무 툴이 바로 원노트입니다.

 

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이 원노트를 이용해서 회의의 내용을 함께 공유할 환경을 만드는(혁신 1) 방법은 아래 글에서 소개드리겠습니다.

2019/01/03 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - CAMS 혁신 1을 수행하기 위한 원노트(OneNote) 활용 비법