원노트로 CAMS 회의 혁신을 현실로 만들다!

회의가 정말 나쁜걸까요?

 

업무 생산성을 논할 때 우리는 회의를 생산성 저하의 주요 범인으로 뽑곤 합니다. Jason Fried은 자신의 TED 강연 Why work doesn't happen at work에서 회사에서 업무가 되지 않는 이유를 2M으로 꼽습니다. Manager와 Meeting이 바로 그것입니다. 관객들은 모두 웃으며 공감하고, 저 또한 격하게 공감을 했지만 의구심이 남습니다. 정말 회의가 나쁜 것일까요?

  

우리는 회의를 해야 합니다.

 회의는 죄가 없습니다. 우리는 회의를 해야 합니다. 회의는 업무를 처리하는데 중요한 역할을 합니다. 회의에 죄를 뒤집어 씌우고, 회의를 피할 것이 아니라 회의를 의미있게 만드는 것이 필요합니다. 잘 준비되고, 잘 진행되고, 잘 관리된다면 회의는 의미를 가지게 될 것입니다. 회의 문제를 잘 고민하고, 이에 따른 해결책을 가져야 Smart하게 일을 하며 업무 생산성을 높일 수 있을 것입니다.

 

회의는 언제할까요? 업무의 이슈를 풀기 위해서 합니다. 회의를 한다는 것은 주요 이슈에 대한 해결 방안을 업무 구성원들이 함께 마련하고 함께 수행해 나간다는 것을 뜻 합니다. 이런 의미에서 회의는 오히려 자주해야 합니다. 잘 마련된 회의는 구성원간의 업무 시너지를 가져오게 됩니다. 

 

CAMS 회의법으로 회의를 혁신합니다.

 저는 여기에서 효과적 회의를 통해 개인의 시간을 아끼고, 조직의 생산성을 높이는 CAMS 회의법으로 회의를 혁신할 수 있음을 보이고, 원노트로 구현하는 방법을 소개 하겠습니다. CAMS 는 Cloud, Agenda Sheet, Meeting Minute, Share의 약자로, 회의를 잘 준비하고, 잘 진행하고, 잘 관리되도록 하는 방법입니다. 성공적인 회의를 위해서는 구성원 간에 미리 Agenda를 공유하고, 회의록을 작성하고, 회의 내용을 공유하고 Action Item을 추적하는 것이 필요합니다.

 

 클라우드 (Cloud)를 통해 우리는 회의 준비, 진행, 관리하는 공간을 구성원 간에 공유를 하며, 회의에서 논의될 이슈에 대한 명문화된 개요인 Agenda를 정의한 Agenda Sheet를 미리 공유하여 명확한 회의 주제를 가지고 회의를 진행하여 회의가 삼천포로 빠지지 않도록 합니다. 이 Agenda Sheet가 기본 틀이 되어 회의록 (Meeting Minute)이 작성되며, 회의록에는 회의에서 다룬 내용인 Information (정보), Decision Item (결정 사항), Action Item (할 일)이 기록되고 정리됩니다. 이렇게 작성된 회의록은 메일과 클라우드를 통해 공유(Share)가 되고, 이후 시스템으로 Action Item의 진행 상황을 관리하게 됩니다. 또한 하나의 클라우드에 모든 회의록을 저장하고 관리하게 되어 기존 회의에서 논의한 내용, 결정한 내용 등을 매우 쉽게 확인하고 활용할 수 있습니다. 또한 회의록에 첨부된 연관 회의록과 기록, 파일들은 그 이슈와 함께 보관되므로 업무에 대한 내용을 빠르게 확인할 수 있게 하여 활용성을 높이게 됩니다.

 

CAMS 회의법을 구현하는 최적의 도구- 원노트

 이러한 CAMS 회의법을 가장 적절하게 구현할 수 있는 도구가 바로 원노트입니다. 마이크로소프트가 지금까지 만든 가장 뛰어난 프로그램이라고도 불리는 원노트는 어쩌면 회의록을 작성하기에 가장 최적화된 도구일지도 모릅니다. 마이크로소프트 오피스를 사용하는 분은 모두가 가지고 있으나, 많은 사람이 그 존재를 모르거나 사용하지 않고 있는 이 프로그램으로 CAMS를 구현하는 방법을 앞으로 연재를 통해 공유하겠습니다.

 

 

< CAMS 회의법 연재>

CAMS 회의법 1. Cloud

혁신 1. 회의의 내용을 함께 공유할 환경을 만들다.

2019/01/03 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - CAMS회의법 혁신1. 회의의 내용을 함께 공유할 환경을 만들다.

2019/01/03 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - CAMS 혁신 1을 수행하기 위한 원노트(OneNote) 활용 비법

 

CAMS 회의법 2. Agenda Sheet

혁신 2. 회의 혁신의 핵심! 회의록 양식을 마련하다.

2019/01/04 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - CAMS회의법 혁신 2. 회의 혁신의 핵심! 회의록 양식을 마련하다.

2019/01/08 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - CAMS 혁신 2를 수행하기 위한 원노트(OneNote) 활용 비법

혁신 3. 회의 전 Agenda Sheet를 준비하다.

☞ 2019/01/09 - [페코히로의 OneNote 이야기/OneNote 에센셜] - CAMS회의법 혁신 3. 회의 전 Agenda Sheet를 준비하다.

혁신 4. Agenda Sheet와 함께 회의 일정을 공유하다.

 

CAMS 회의법 3. Meeting Minutes

혁신 5. PPT가 아닌 회의록으로 회의를 진행하다.

혁신 6. 회의 중 회의 내용을 함께 보며 기록하다.

혁신 7. 회의를 기록하는 중에 내용을 분류하다.

 

CAMS 회의법 4. Share

혁신 8. 회의 내용을 5분내 정리하고 공유하다.

혁신 9. 회의의 Action Item을 시스템으로 관리하다.

혁신 10. 회의록을 한곳에 보관하고 언제든 활용하다.