어떻게 쏟아지는 정보와 생각을 잘 정리할 수 있을까?

 

우리가 얻고, 다루는 많은 정보들

 

 '정보의 홍수' 라고 합니다. 정말 하루에도 접하는 수없이 많은 정보들 그리고 거기서 일어나는 생각들을 잘 정리할 수 있다면 얼마나 좋을까요? 여러분들은 어떻게 그런 정보와 생각을 정리하고 관리하고 계신가요?

 

매일 같이 정보의 홍수가 머리속으로 밀려 오고 있지요...

 

어제 SNS를 통해 접한 좋은 글, 티비를 보면서 알게 된 요리 정보, 우편물로 날아온 백화점 쇼핑 정보 등은 어디에 두셨나요? 어제 출근하면서 생각난 보고서 구성 아이디어, 일하면서 문득 생각이 난 아이들과 놀거리 아이디어, 책을 읽으며 떠오른 좋은 글쓰기 주제에 대한 아이디어는 어디에 보관하셨나요?

 우리는 이러한 정보와 생각을 잘 관리해서 일주일 뒤, 한달 뒤에도 잘 활용하고 싶어 합니다.  그러기 위해 우리는 이 정보, 생각, 할 일을 잘 모아야 합니다.

 

일단은 모으자. 단, 머리로 말고,,,

 

 이렇게 모을 때, 그 수집함이 우리의 머리가 되면 안됩니다. 우리의 머리속이 수집함이 되면 우리는 생산적인 일, 창의적인 일을 하는데 사용할 수 있는 에너지를 빼앗기게 됩니다. GTD (Get Things Done)이라는 업무 처리 방식의 고안자인 David Allen 은 아래와 같은 말을 했습니다.

당신의 뇌를 정보와 아이디어를 기억하는데 사용하지 마세요. 창의적인데 사용하세요.

 

 여기에서 고민이 생깁니다. 머리로 모으지 않으면 어디에 모을까?

 좋은 대안 중 하나가 메모하는 습관입니다. [메모 습관의 힘]에서 저자 신정철님은 '메모를 통해 자료를 수집하고 내 생각을 적어나가면서 글을 쓸 수 있게 되었고, 글을 쓰면서 나만의 콘텐츠가 만들어졌다'라고 했습니다. 그리고 같은 책에서 여러가지 디지털 메모 도구를 소개하며 디지털 정보는 디지털 메모로 처리하자고 하며 아날로그 메모와 디지털 메모를 조화롭게 써보자는 제안을 해주셨습니다. 여기까지는 제가 작년까지 정보를 관리하고, 생각을 남긴 방식과 같습니다.

 

저의 경우는 머리로 모으는 것에 대한 한계를 극복하기 위해 정말 열심히 기록을 남기고, 자료를 모았습니다. 이 과정에서 다양한 수첩과 바인더, 프로그램을 사용했었습니다. 회사에서 이슈를 해결하는 과정에서 수집하고, 작성한 자료는 3P 바인더에, 회의록은 제 수첩에, 하루하루 업무를 잊지 않고 기록하기 위해서는 원노트에, 웹과 인터넷에서 얻은 좋은 자료들은 에버노트에 입력하는 등 정말 다양한 방법을 통해 정보와 생각을 모았습니다. 일단 이렇게 다양한 도구를 통해 모으는 것만으로도 저의 머리속은 한층 가벼워졌고, 생활의 효율성이 엄청 향상되었습니다. 회사에서 성과도 높아졌구요. 하지만…

 

 

한 곳에 모으려는 시도들,, 그리고 실패

 시간이 지나면서 '머리를 비우자'라는 원칙은 지켜졌으나, 어디에 비웠는지를 알 수가 없는 당혹스러운 상황이 빈번하게 발생하게 되었습니다. 집이 지저분해서 정리정돈을 하는데 매번 할 때마다 물건을 어디로 치울지 고민하고, 시간이 지나면 어디로 치웠는지를 모르는 상황이 되는 것과 같이 말입니다. 이를 해결하기 위해 우리 집에서는 우편물을 받으면 특정 서류 상자에 두고, 자동차 키와 집 열쇠는 항상 같은 바구니에 두는 식으로 '물건을 어디에 둘지'에 대한 약속을 해 두었습니다. 즉, 약속한 곳에 약속한 물건을 두며 정리와 정돈을 하는 것입니다.

 

약속한 물건을 약속된 장소에 두는 것이죠.

 

정보와 생각 그리고 할 일 또한 이런 방식으로 모으기 시작했습니다. 각각의 수집할 장소를 정해서 모으기 시작한 것입니다. 하지만 곧 문제가 발생했습니다. 정보와 생각과 할 일은 각각 따로 관리되기가 어려울 만큼 서로 밀접한 연관을 갖게 되는 경우가 많았던 것입니다. 예를 들어 책을 구매할 때 정보는 에버노트에, 읽으면서 생각은 원노트에, 읽고 나서 해볼 일들은 Google Tasks 에 추가를 하니 처음에는 체계적인 것 같았는데, 시간이 지나고 나니 또 다시 한 곳에 모은 것과 거리가 멀게 되어 버렸습니다.

 

인터넷에서 접한 좋은 글을 모으는 장소로 에버노트를 주로 사용하고자 하였으나, 구글 Keep과 Flipboard, Pocket 등의 스크랩 기능도 이용함으로써 글들이 분산되었습니다. 생각의 기록은 더욱 많이 분산되었습니다. 책을 읽다가 드는 생각은 Google Docs 에, 업무하다가 갑자기 떠오른 아이디어는 원노트에, 길가다가 떠오른 기억은 빠르게 입력할 수 있는 스마트폰의 메모장에 분산되어 기록되었습니다. 삶과 업무를 여러 도구를 통해 보다 효율적으로 관리할 수 있게 되었지만, 그 다양한 도구들로 정보가 다시 흩어지면서 또 다시 '어디에 그걸 두었더라?' 하면서 머리를 복잡하게 만들고 업무 효율을 떨어뜨리게 된 것이었습니다. 회의 기록이나 고지서 등의 서류 문서를 디지털화 할 때도 스캔 파일, Scannable, Office Lens 등의 다양한 방식으로 진행하여 여러 곳에 흩어지게 되었습니다. 다양한 도구를 사용하다 보니 정보를 '약속한 곳에 약속된 정보'를 두기가 쉽지 않았습니다. 즉 도구 사용에 따른 새로운 오버헤드가 발생하였습니다.

 

한 곳의 수집함 결정, 원노트

 

이런 이유로 쏟아지는 정보와 생각, 할 일을 이렇게 하나의 장소에 두고 관리를 하고자 하는 것은 지금까지 줄곧 저의 목표였습니다. 이는 저 뿐만 아니라 쏟아지는 정보와 생각을 정리하고 싶은 많은 분들의 공통된 고민일거라 생각합니다.  그러던 중 작년에 회사에서 더 이상 에버노트 Clipping 기능도 사용할 수 없게 되고, 구글 드라이브 접근도 완전히 막히게 되었습니다. 비슷한 시기에  Microsoft의 Sharepoint를 도입하게 되었구요. 이러한 환경은 원노트를 중심으로 한 정보 구축을 더 고민하게 만들었습니다. 에버노트와 구글 Docs는 손발이 잘리게 된 셈이었고, 원노트는 개인  PC에서만 사용하다가 강력한 공유 기능과 언제 어디서든 작성할 수 있는 장점을 더하게 되어 날개를 단 셈이었거든요. 여러 조언들을 바탕으로 다양한 시도 끝에 원노트라는 하나의 도구를 수집의 중심으로 두고 정보를 효과적으로 정리하는 방법을 정립하게 되었습니다.

 

원노트로 모든 정보를 모아 보기 시작했습니다.

 

이는 갈수록 원노트에 많은 투자를 하면서 기능을 개선시켜 나가고 있는 Microsoft 덕분에 가능해 진 면도 있습니다. 원노트를 사람들이 가장 쓰기 꺼려했던 점은 동기화 속도와 모바일 사용 환경이었습니다. 이는 Microsoft 오피스 제품군 중 하나로 시작한 원노트의 한계이기도 했었는데요, 'Mobile First'를 내새운 Microsoft의 과감한 투자로 어떤 기기에서든 사용할 수 있는 환경을 추구하면서 동기화와 모바일 사용의 문제가 더 이상은 거의 존재하지 않습니다. 기존의 장점에 더해서 동기화, 모바일 활용성, 웹페이지 클리핑 등 에버노트와 비교해도 더 이상 기능상 부족한 부분이 거의 없게 된 것입니다.

 

원노트의 동기화와 모바일 기능도 이제 부족함이 없습니다.

원노트로 모든 정보를 모으면서 '어디에 이 정보를 수집할까?', '어디에 정보를 뒀더라?' 하는 고민을 더 이상 하지 않게 되었습니다. 이는 정보 관리에서 가장 중요하다고 강조되는 '하나의 수집함을 사용하라'를 지키게 됨으로써 얻게 된 장점이었습니다. 원노트에 모든 정보를 모으는 것을 시도한 지난 1년간 이 시도는 매우 성공적으로 이루어 졌습니다.

 

 

원노트를 통한 성취 경험을 나누고자 합니다.

 

 저는 기업에서 기기를 설계하고 개발하는 일을 하고 있습니다. 또한 그 설계와 개발을 효율적으로 하기 위해 TFT에서 시스템 구축 업무도 수행하고 있습니다. 원노트는 7년, 에버노트도 2012년부터 프리미엄 회원으로 햇수로 7년째 사용하고 있습니다. 어떻게 하면 정보를 효과적으로 잘 관리하고, 생산성이 높게 일을 할 수 있을지에 대해 늘 연구하고 업무에 적용하는 것을 좋아합니다. 또 그것을 다른 사람들과 나누는 것은 더 좋아하구요. 그러다 작년부터는 회사에서 업무를 효율적으로 수행하는 방법을 나누는 Smart Working 사내 강사로 선정되어 틈틈히 회사 동료들에게 그동안 쌓은 노하우를 전수하고 있습니다. 저의 이런 Smart Working의 중심에 있는 것이 원노트 입니다. 원노트를 이용해서 효율적으로 정보를 관리하고, 생각을 정리하고, 업무를 수행하는 방법을 회사 동료들에게 알려 줬을 때 그들이 반가워하고, 놀라워 하는 것을 보고 참 뿌듯하였습니다. 그리고 그분들의 업무 생산성이 높아지는 것을 보면서 더 많은 사람들과 이 원노트 사용법을 공유해 봐야 겠다는 생각이 들었습니다.

 

다른 분들도 저처럼 원노트를 통해서 성취를 이룰 수 있기를 바라며,,,

 

 사실 원노트는 회사 업무 뿐만 아니라 일상 생활, 그리고 가족 생활 그리고 배우고 가르치는 모든 분야에서 잘 활용될 수 있거든요. 앞으로 글을 비롯한 다양한 방법으로 원노트를 이용해서 우리의 삶을 잘 관리할 수 있는 방법을 나누려 합니다. 이 경험의 나눔의 과정에서 저 또한 더 많이 배울 수 있을 꺼라 생각되어 매우 기대가 됩니다. 사용법이 매우 쉽지만 제대로 사용하기 어려운 원노트에 대한 기본 기능, 팁, 활용 방법 들을 앞으로 작성해 보겠습니다. 함께 하시면 원노트를 통해 생활이 더욱 가벼워지고, 많은 성취를 이루시기를 기대합니다.